Электронный документооборот ( ЭДО) внутри компании и с контрагентами призван заменить документооборот фискальный (классический бумажный). Его положение закреплено Федеральным законом № 227-ФЗ от 2010 года — тогда было законодательно закреплено само понятие передачи юридически важных документов в электронном виде, и произошло уравнение такого способа передачи данных с бумажным.

Организация, решившая перейти на электронный документооборот, должна обратиться в нашу компанию, мы занимаемся сертификацией таких операций. Оператор-посредник (после заключения договора) установит специализированное программное обеспечение на все компьютеры организации. Система электронного документооборота позволяет создавать, отправлять\принимать, хранить документы в электронном виде.

Все документы шифруются квалифицированной усиленной подписью, которая в юридическом плане является аналогом собственноручной подписи. Благодаря такой системе данные получают высокую степень защиты — подделать цифровую подпись невозможно. Кроме того, она дополнительно заменяет штамп организации.

Какие задачи решает ЭДО

Электронный документооборот должен обеспечивать те же возможности, что обычный бумажный. Основные его функции в следующем:

• Загрузка документов всех видов. Проводить их корректировку, обработку, согласование, выполнение, подтверждение.
• Организация потока документов. Настройка маршрута обмена данными внутри компании, разделение, выделение ограниченного доступа (например, чтобы открыть и подтвердить документ было можно только с конкретных компьютеров).  Работа с документами нескольким пользователям одновременно.
• Передача документов контрагентам и партнёрам. Если деловые партнёры также имеют систему ЭДО, возможна удалённая пересылка договоров и соглашений, их утверждение.
• Хранение. Удобная площадка для архивирования всех документов. Это позволит избавиться от бумажного архива, если он есть у компании. Возможность в любой момент быстро найти нужный договор.

Виды электронного документооборота

Видов ЭДО столько, сколько потребуется для полноценного перехода компании на применение электронной документации. В целом выделяют следующие типы:

• для производства;
• учёт складской продукции;
• управленческие кадры;
• бухгалтерский учёт;
• архивирование и хранение;
• технический\технологический;
• HR (кадровый);
• секретный (конфиденциальный).

Таким образом ЭДО является полным аналогом и заменой документооборота бумажного — он даёт те же возможности, только в более удобном и современном виде. При этом наладить пересылку документов можно не только внутри организации, но и при сотрудничестве с другими компаниями. Единственное условие — у партнёров также должна быть установлена система ЭДО.

Плюсы и минусы

К положительным сторонам ЭДО относят:

• Время на создание, пересылку, обработку, подтверждение сокращается в среднем на 75% 

• Увеличивается скорость принятия решений — как внутри компании, так и при работе с контрагентами 
• Финансовая экономия — нет необходимости тратиться на бумагу, печати, курьеров, обеспечивать место под архив и так далее 
• Общее пространство обмена данными для сотрудников увеличивает их производительность труда на 25% 
• Полностью исключён риск потери документов  

• Повышение корпоративной культуры

  Чем больше сотрудников компании используют систему ЭДО, тем выше эффективность организации в целом. При переходе на системы ЭДО нужно предусмотреть следующее:

• обучить сотрудников (особое внимание нужно уделить старшему поколению)
• убедить деловых партнёров перейти на электронный документооборот
• выделить время на установку системы и отладку ее работы

Кому полезен электронный документооборот 

Руководителю

• чтобы оптимизировать расходы: с электронным документооборотом не нужно тратиться на почту и курьеров;
• чтобы сократить время работы сотрудников с документами;
•  чтобы освободить место, которое занимают бумажные архивы.

Бухгалтеру

• чтобы принимать документы от контрагентов и поставщиков основных услуг: газа, воды, электричества, связи;
• чтобы закрывать отчетный период вовремя: закрывающие первичные документы доходят за две минуты
• чтобы не тратить время на исправления: система сама проверяет документы на                                  соответствие формату

Как понять, что вам нужен ЭДО

• У вас более 50 контрагентов
• Вы отправляете документы по почте или курьером
• Ваши менеджеры лично отвозят договоры и акты
• Ваши сотрудники тратят больше половины рабочего времени на работу с документами

Мы сотрудничаем со всеми ключевыми операторами ЭДО России. Если вы работаете в одной системе электронного документооборота, а ваши контрагенты в другой, для вас действует роуминг.

3 шага для начала работы в системе

• 1. Получите электронную подпись
  Это аналог собственноручной подписи. Электронная подпись придает документам юридическую значимость.
•  2. Зарегистрируйтесь в системе
  Пройдите простую процедуру регистрации. Если возникнут трудности, наш менеджер готов помочь.
• 3. Добавьте контрагентов
  Найдите контрагентов по ИНН или вышлите им приглашение в нашу систему