Распродажа!

Электронный Документооборот ЭДО

2,500.00 2,400.00

Инструмент для работы в электронном бизнес-пространстве

Категория: Метки: ,

Описание

Электронный документооборот (или ЭДО) внутри компании и с контрагентами призван заменить документооборот фискальный (классический бумажный). Его положение закреплено Федеральным законом № 227-ФЗ от 2010 года — тогда было законодательно закреплено само понятие передачи юридически важных документов в электронном виде, и произошло уравнение такого способа передачи данных с бумажным.

Электронный документооборот

Организация, решившая перейти на электронный документооборот, должна обратиться в компанию, которая занимается сертификацией таких операций. Оператор-посредник (после заключения договора) установит специализированное программное обеспечение на все компьютеры организации. Система электронного документооборота позволяет создавать, отправлять\принимать, хранить документы в электронном виде.

Все документы шифруются квалифицированной усиленной подписью, которая в юридическом плане является аналогом собственноручной подписи. Благодаря такой системе данные получают высокую степень защиты — подделать цифровую подпись невозможно. Кроме того, она дополнительно заменяет штамп организации.

Какие задачи решает ЭДО

Электронный документооборот должен обеспечивать те же возможности, что обычный бумажный. Основные его функции в следующем:

  • Загрузка документов всех видов.Проводить их корректировку, обработку, согласование, выполнение, подтверждение.
  • Организация потока документов.Настройка маршрута обмена данными внутри компании, разделение, выделение ограниченного доступа (например, чтобы открыть и подтвердить документ было можно только с конкретных компьютеров). Работа с документами нескольким пользователям одновременно.
  • Передача документов контрагентам и партнёрам. Если деловые партнёры также имеют систему ЭДО, возможна удалённая пересылка договоров и соглашений, их утверждение.
  • Хранение. Удобная площадка для архивирования всех документов. Это позволит избавиться от бумажного архива, если он есть у компании. Возможность в любой момент быстро найти нужный договор.

Виды электронного документооборота

По сути, видов ЭДО столько, сколько потребуется для полноценного перехода компании на применение электронной документации. В целом выделяют следующие типы:

  • для производства;
  • учёт складской продукции;
  • управленческие кадры;
  • бухгалтерский учёт;
  • архивирование и хранение;
  • технический\технологический;
  • HR (кадровый);
  • секретный (конфиденциальный).

Таким образом ЭДО является полным аналогом и заменой документооборота бумажного — он даёт те же возможности, только в более удобном и современном виде. При этом наладить пересылку документов можно не только внутри организации, но и при сотрудничестве с другими компаниями. Единственное условие — у партнёров также должна быть установлена система ЭДО.

Плюсы и минусы

К положительным сторонам ЭДО относят:

  • Время на создание, пересылку, обработку, подтверждение сокращается
    Время на создание, пересылку, обработку, подтверждение сокращается в среднем на 75%
  • Увеличивается скорость принятия решений
    Увеличивается скорость принятия решений — как внутри компании, так и при работе с контрагентами
  • Финансовая экономия
    Финансовая экономия — нет необходимости тратиться на бумагу, печати, курьеров, обеспечивать место под архив и так далее
  • Общее пространство обмена данными для сотрудников увеличивает их производительность
    Общее пространство обмена данными для сотрудников увеличивает их производительность труда на 25%
  • Полностью исключён риск потери документов
    Полностью исключён риск потери документов
  • Повышение корпоративной культуры
    Повышение корпоративной культуры

Чем больше сотрудников компании используют систему ЭДО, тем выше эффективность организации в целом. При переходе на системы ЭДО нужно предусмотреть следующее:

  • обучить сотрудников (особое внимание нужно уделить старшему поколению)
  • убедить деловых партнёров перейти на электронный документооборот
  • выделить время на установку системы и отладку ее работы
Кому полезен электронный документооборот
Руководителю

Руководителю

  • чтобы оптимизировать расходы: с электронным документооборотом не нужно тратиться на почту и курьеров;
  • чтобы сократить время работы сотрудников с документами;
  •                     чтобы освободить место, которое занимают бумажные архивы.

 

БухгалтеруБухгалтеру

  • чтобы принимать документы от контрагентов и поставщиков основных услуг: газа, воды, электричества, связи;
  • чтобы закрывать отчетный период вовремя: закрывающие первичные документы доходят за две минуты;
  • чтобы не тратить время на исправления: система сама проверяет документы на соответствие формату

Как понять, что вам нужен ЭДО

  • У вас более 50 контрагентов
  • Вы отправляете документы по почте или курьером
  • Ваши менеджеры лично отвозят договоры и акты
  • Ваши сотрудники тратят больше половины рабочего времени на работу с документами

Мы сотрудничаем со всеми ключевыми операторами ЭДО России. Если вы работаете в одной системе электронного документооборота, а ваши контрагенты в другой, для вас действует роуминг.

3 шага для начала работы в системе

  • 1. Получите электронную подпись1. Получите электронную подпись
    Это аналог собственноручной подписи. Электронная подпись придает документам юридическую значимость.
  • 2. Зарегистрируйтесь в системе
    2. Зарегистрируйтесь в системе
    Пройдите простую процедуру регистрации. Если возникнут трудности, наши менеджеры готовы помочь.
  • 1. Получите электронную подпись3. Добавьте контрагентов
    Найдите контрагентов по ИНН или вышлите им приглашение в нашу систему

 

Детали

Вес 16 kg